Cerca de 9 milhões de documentos que estavam arquivados na Secretaria Municipal de Finanças (Sefin) estão em processo de digitalização. Segundo a pasta, em três meses, de novembro de 2021 a fevereiro deste ano, mais de 1,5 milhão já foram digitalizados. A expectativa é terminar o trabalho até novembro.
A prefeitura afirmou ainda que todos os processos da Sefin estão em suporte físico. Um decreto de novembro do ano passado determinou a digitalização com a instituição do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Os documentos que passam pelo processo começam do ano de 1989.
Após o processo de digitalização, os documentos serão ainda classificados, e aqueles que não forem de armazenamento obrigatório ou permanente, serão descartados.
O prefeito Rogério Cruz lembrou que o SEI também possibilita consulta externa. “Logo, se o cidadão vem à prefeitura e solicita acesso a um processo, link será enviado imediatamente ao e-mail dele, permitindo o acesso aos documentos, de forma digital”, observa.
O diretor administrativo da Sefin, Cleyton Menezes, explica que a secretaria já não dispõe de espaço físico suficiente para armazenar documentos, e tem necessidade de otimizar o fluxo de acesso à informação. Segundo ele, “hoje, o servidor solicita o desarquivamento do processo desejado no setor de arquivo, procedimento que demora até três dias, a depender do caso”.
Com a conclusão do processo de digitalização, as mesmas informações estarão disponíveis na rede da Sefin, a partir do login do servidor que, então, terá acesso instantâneo aos processos.
Outras pastas da prefeitura devem passar pela otimização na gestão dos documentos, em obediência ao Sistema Eletrônico de Informações, que será implantado em todos os órgãos da prefeitura para gestão de processos de forma eletrônica.
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