Como e por que investir na digitalização de documentos?

O alto volume de dados com que todas as empresas lidam diariamente já não cabe mais nos espaços físicos e, quando levamos esse fato para a realidade dos órgãos fiscalizadores, isso cresce de maneira ainda mais exponencial. A verdade é que já não há mais como manter esses terabytes de informação de forma física. O mundo digital é uma extensão natural, segura e dinâmica para a armazenagem desses dados, sobretudo quando eles são documentos importantes, como informações fiscais, registros de atividades e dados confidenciais.

Mesmo que todos os novos documentos sejam emitidos e formatados para estar em uma plataforma totalmente digital, ainda há alguns deles, mais antigos, que precisam ser guardados, mas estão em formato físico. Cabe destacar que o armazenamento em locais físicos custa dinheiro, dá trabalho para organizar e dificulta a busca por informações ali contidas. Ainda por cima, corre-se o risco de perecer diante das intempéries do tempo ou mesmo com acidentes, como incêndios e desmoronamentos.

É justamente para isso que a digitalização de documentos serve. Ela oferece uma plataforma alternativa para esse contingente de informação crucial, de forma segura e sem prover mais gastos. Os documentos são colocados em uma infraestrutura dinâmica que permita um trabalho rápido quando houver necessidade de consulta.

A digitalização é o processo de conversão dos documentos físicos em documentos digitais, dinamizando o acesso, permitindo ganho de tempo e segurança. Essa ferramenta é recomendada para qualquer tipo de empresa. Quando a companhia tem demandas muito urgentes, precisa reduzir custos com armazenagem e não pode se desfazer de documentos antigos, a digitalização de documentos se encaixa perfeitamente na rotina da empresa.

Para quem acha que esse trabalho consiste apenas em escanear papéis antigos, aí que você se engana – e muito! Os documentos precisam passar por um processo que os tornem aptos à digitalização e que o possibilite um fácil acesso após o processo. Primeiro o documento é higienizado e dele são retirados grampos, clipes e anexos que dificultem o acesso à informação.

Após esse processo, eles são escaneados e tratados digitalmente, inclusive se encaixando nas definições do projeto, como a indexação, e só então são armazenados digitalmente para fácil consulta. A digitalização de arquivos é a resposta a uma necessidade real e constante do nosso cotidiano. Não só poupa tempo como mantém dados importantes protegidos, sem gerar custo, se deteriorar ou causar dores de cabeça futuras.